Fitnesscheck für Bayerns Behörden
8-Punkte-Plan für einen zukunftsfähigen Verwaltungsvollzug in Bayern.
Wie läuft der Fitnesscheck ab?
Der 8-Punkte-Plan dient als Basis, auf der die Ressorts der Bayerischen Staatsregierung gemeinsam mit den Vollzugsbehörden in ihrem jeweiligen Geschäftsbereich Ideen und Maßnahmen für einen schnelleren, effizienteren und serviceorientierten Verwaltungsvollzug erarbeiten sollen.
Es geht bei der Initiative nicht darum, die Arbeit aller bayerischen Vollzugsbehörden grundsätzlich in Frage zu stellen. Es handelt sich vielmehr um einen Fitnesscheck, bei dem bereits bekannte Herausforderungen, die bei jeder Behörde auf unterschiedlichen Teilaspekten des 8-Punkte-Plans liegen können, neu in den Fokus gerückt und als Daueraufgabe angepackt werden. Hiervon sollen die Bürger, Unternehmen sowie auch die Vollzugsbehörden selbst profitieren. Mit konkreten Ergebnissen wird bis Ende des Jahres gerechnet.
Der 8-Punkte-Plan wurde von MdL Walter Nussel dem Bayerischen Ministerrat sowie den Amtschefinnen und Amtschefs der Bayerischen Staatskanzlei und der bayerischen Ministerien vorgestellt.
Anträge und Erklärungen einfacher gestalten
Anträge und Erklärungen müssen einfach auffindbar sein, gestellt bzw. abgegeben werden können. Die Formulare müssen kurz und bündig, selbsterklärend und praxisbezogen sein. Die erforderlichen Angaben und Unterlagen sind auf das Nötigste zu reduzieren; bereits bei den Vollzugsbehörden vorliegende Daten (behördenintern und behördenübergreifend) sind zu nutzen und nicht erneut abzufragen.
Verfahren und Vorgänge zügig bearbeiten
Verfahren und Vorgänge müssen zügig bearbeitet werden. Grundsätzlich gilt: Die Bearbeitung erfolgt nach Eilbedürftigkeit / Priorisierung und anschließend grundsätzlich nach Eingangsdatum. Hierdurch soll vermieden werden, dass schwierige und komplexe Vorgänge längere Zeit unbearbeitet bleiben.
Auch der Genehmigungsverlauf für Verfahren und Vorgänge innerhalb der Behörden ist auf das Nötigste zu reduzieren.
Entscheidungen treffen
Sich nicht zu entscheiden, ist garantiert die falsche Entscheidung! Entscheidungen müssen zeitnah, praxisbezogen und transparent getroffen werden.
Im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten sollten bei der Entscheidungsfindung die Anliegen der Antragsteller grundsätzlich ermöglicht und nicht verhindert werden. Diese grundsätzliche Herangehensweise / Grundeinstellung muss vor allem auch in der Ausbildung breiten Raum einnehmen.
Es gilt: Keine überbordenden bürokratischen Entscheidungen treffen. (Kein Gold Plating!)
Der unmittelbare Vorgesetzte hat den Beschäftigten bei Bedarf bei der Entscheidungsfindung zeitnah zu unterstützen.
Kommunikation auf Augenhöhe
Die interne und externe Kommunikation erfolgt serviceorientiert, empfängerhorizontgerecht und verständlich. Behörden müssen sich hierbei als Dienstleister verstehen.
Informationen sind inhaltlich so aufzubereiten, dass Rückfragen und Beschwerden auf ein absolutes Minimum reduziert werden können.
Ein angemessener Informationsfluss (intern und extern) ist immer sicherzustellen. Die für die Empfänger notwendigen Informationen müssen diese vollständig und rechtzeitig erreichen.
Hilfreiche interne Vorgaben
Interne Vorgaben müssen die Beschäftigten bei der Erledigung ihrer Arbeit unterstützen und nicht verunsichern. Sie müssen deshalb verständlich, kurz und prägnant sein und grundsätzlich trotzdem den Sinn und Zweck darlegen. Auch hierbei gilt: Keine überbordenden bürokratischen Vorgaben machen.
Interne Vorgaben müssen im Einklang mit den Pakten und Erklärungen der Bayerischen Staatsregierung sein und im Vollzug berücksichtigt werden.
Interne Vorgaben sind so zu hinterlegen, dass die Beschäftigten die aktuellen Vorgaben in einem internen digitalen Informations- oder Ablagesystem einfach und schnell wiederfinden können.
Ziel sollte sein: Für jede neue geschaffene interne Vorgabe sollte grundsätzlich analog zur Paragraphenbremse eine bisherige interne Vorgabe abgeschafft werden. (One in, one out!)
Klare Organisationsstrukturen
Ziel ist, ein effektives und effizientes zukunftsfähiges Arbeiten sicherzustellen. Organisationsstrukturen müssen deshalb übersichtlich, schlank und eindeutig in Geschäftsverteilungsplänen definiert sein. Doppelarbeit von Arbeitsbereichen ist zu verhindern.
Die Vernetzung behördenintern als auch behördenübergreifend ist zu fördern und sicherzustellen.
Digitalisierung vorantreiben
Um zukunftsfähig und somit auch insgesamt effizienter zu sein, ist die Digitalisierung fort-während voranzutreiben.
Die Digitalisierung darf niemals einseitig umgesetzt werden, sondern muss vielmehr immer eine Vereinfachung der Abläufe sowohl für die Bürger und Unternehmen als auch für die Behörden zur Folge haben (digitaler Gesamtworkflow). Insofern ist immer auch die IT des je-weiligen Ressorts gefordert, noch fehlende Lösungen innerhalb der jeweiligen Behörde zur Verfügung zu stellen.
Regelmäßige Evaluierung
Interne Regelungen und Vorgaben sind zu evaluieren, d.h. alle Regelungen und Vorgaben sind inhaltlich regelmäßig zu prüfen, ob diese in der Form noch zielführend und zeitgemäß sind. Hierbei kann es auch sinnvoll sein, eine Regelung oder Vorgabe vollständig aufzuheben oder vollständig neu aufzusetzen.
